OpenSistemas implanta Sugar Educa en Preuniversitario Pedro de Valdivia de Chile

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Para llevar un control centralizado de los clientes

  • Preuniversitario Pedro de Valdivia, la institución de preparación académica para superar las pruebas de selección de ingreso a la universidad en Chile con mayor antigüedad (30 años de existencia), ha elegido Sugar Educa, software desarrollado por OpenSistemas en base a la herramienta Open Source SugarCRM, para llevar un control centralizado de los clientes a nivel nacional.

Este caso de éxito de OpenSistemas corrobora los buenos resultados de un plan de internacionalización seguido, cada vez mas, por jóvenes empresas españolas en los últimos años. “OpenSistemas desde su creación ha tenido una vocación internacional”, afirma Luis Flores, CEO de la empresa tecnológica. Cuando en 2008 identificaron una cierta disminución de ventas, tras cinco años de su nacimiento, decidieron emprender formalmente la aventura de internacionalizarse. Dos años más tarde OpenSistemas se ha convertido en una referencia en el entorno de Software Libre en Chile, un país donde estas tecnologías no son tan populares como en España.

OpenSistemas, aprovecha su conocimiento en código abierto para dar calidad a sus servicios y productos

OpenSistemas,  aprovecha su conocimiento en código abierto para dar calidad a sus servicios y productos. De ahí el elegir como software de gestión de clientes SugarCRM, una herramienta Open Source robusta ampliamente conocida por su facilidad de uso, que opera en ambiente Web y que permite la gestión de clientes dando soporte a través de los siguientes módulos: Gestión de Casos, Gestión de Cuenta, Gestión de Clientes potenciales, Gestión de Oportunidades , Gestión de Contactos, Gestión de Usuarios, Registro de campañas etc.

Preuniversitario Pedro de Valdivia, que cuenta en la actualidad con 24 sedes a lo largo del país y con más de 200.000 alumnos inscritos, buscaba una herramienta fácil de usar que permitiese ser implantada y apropiada por los distintos perfiles de usuarios de forma expedita, y que además permitiese ser adaptada e integrada a sus propios procesos y herramientas de gestión ya utilizadas. Para cumplir con estos objetivos, OpenSistemas desarrolló una versión para Educación de SugarCRM que se adaptaba muy bien a estas necesidades, la cual ya puede ser utilizada para gestionar clientes en cualquier entorno educativo.

 

Servicios y adaptaciones realizadas

El proyecto realizado por OpenSistemas a Preuniversitario Pedro de Valdivia consistió en la implantación de una solución basada en el software SugarCRM, el cuál se entregaron los siguientes servicios:

✔ Levantamiento de requisitos funcionales y técnicos.

✔ Instalación y configuración del software SugarCRM.
✔ Desarrollo extensiones y adaptaciones del software.
✔ Carga de datos históricos.
✔ Instalación y puesta en marcha.
✔ Capacitación al personal.

Dentro de las adaptaciones del software SugarCRM llevadas a cabo por OpenSistemas para la institución chilena, se desarrollaron las siguientes:

✔Creación de campos nuevos para gestión de clientes, cuentas, oportunidades.
✔Diseño de suite de reportes de gestión.
✔Integración con Compiere ERP para la carga de datos desde y hacia la herramienta.

 

Beneficios

La herramienta CRM (Customer Relationship Management) desarrollada por OpenSistemas, Sugar Educa, dirigida a Universidades, Institutos profesionales, Pre-Universitarios y Colegios ofrece una serie de beneficios muy valorados por las instituciones académicas. Beneficios como:

✔ Facilidad en el control y seguimiento de los clientes potenciales.
✔ Mejora en la gestión de las campañas de captación de alumnos.
✔ Mejora en la tasa de conversión de clientes potenciales a alumnos.
✔ Control de inscripciones y pagos de los alumnos.
✔ Control en la venta de los diferentes productos.
✔ Mejora en la calidad del servicio de venta y postventa.
✔ Fácil de usar a partir de una interfaz gráfica intuitiva y sencilla.
✔ Uso a través de un navegador (Internet Explorer, Firefox, etc.).
✔ Ilimitado registro de usuarios y alumnos.

Sugar Educa incluye una serie de utilidades que la convierte en una herramienta muy atractiva para la gestión de la relación con los clientes, una parte muy importante en la estrategia de negocio de cualquier institución académica: servicios Saas (Software as a Service); web pública para ingreso y seguimiento de solicitudes de los alumnos (solicitud de información, reclamos, etc.); integración con Google Calendar; asignador automático de solicitudes según criterios definidos; autenticación contra OpenLDAP; multiidioma; reportes ejecutivos…

 

Módulos de los que se compone Sugar Educa

Para gestionar de manera más eficaz y priorizar en función de las necesidades de una institución académica, Sugar Educa se compone de una serie de módulos:

Gestión de clientes potenciales, módulo que permite llevar el registro de los clientes potenciales y toda la información relativa a ellos (datos de contacto, convenios, cursos y sedes de interés, apoderado etc.). Permite hacer la conversión desde cliente potencial a cuenta cliente alumno.
Gestión de cuentas, módulo que permite llevar el control de los clientes alumnos y la administración toda la información de contacto, oportunidades, actividades, casos, etc. relativas a cada alumno. Los alumnos pueden ser registrados ya sea directamente o a través de la conversión desde clientes potenciales.
Gestión de oportunidades, módulo que permite llevar el control de las oportunidades de venta relativas a los pagos que hacen los alumnos (inscripción, matriculas, etc.).
Gestión de casos, módulo que permite llevar el registro y asignación de las solicitudes de post venta de los alumnos (reclamos, sugerencias etc.) Para uso de los alumnos existe una Web pública donde estos pueden ingresar una solicitud y hacerle seguimiento hasta su solución.
Gestión de actividades, módulo que permite el registro de actividades asociadas a un cliente, tanto para planificarlas como para dejar costancia de reuniones, llamadas, envío de e-mail, tareas generales, etc.
Reportes ejecutivos, reportes estadísticos con información consolidada para el apoyo en la toma de decisiones.
Gestión de usuarios, Módulo que permite crear usuarios y asignarle un perfil con restricciones de acceso a información y funcionalidades según su rol (administración, call center, ventas, marketing).

 

Posición estratégica

Con esta implantación de la herramienta de OpenSistemas Sugar Educa, Preuniversitario Pedro de Valdivia consolida su posición estratégica con un proyecto de mejora en la gestión interna que supone, además, la mejora en la calidad de los servicios entregados a sus clientes actuales y potenciales.
Entre otros proyectos desarrollados por OpenSistemas en Chile se encuentra la asesoría e implementación de un sistema de gestión de clientes basado en el concepto de CRM en el Instituto de Seguridad Laboral de Chile o la implantación de SugarCRM en Exe Ingeniería, una empresa chilena de tecnología especializada en el desarrollo de sistemas. Todas estas iniciativas se engloban en un plan estratégico de negocio por el que OpenSistemas pretende implantarse en cinco países en los próximos dos años.

 

Acerca de OpenSistemas

Open Sistemas es una compañía española con presencia internacional altamente especializada en ofrecer soluciones integrales basadas en tecnologías open source y Linux, así como en desarrollar nuevos modelos de productos y servicios innovadores utilizando las ventajas competitivas que para ello ofrece el software de fuentes abiertas.

Tras 10 años de existencia y clientes de referencia como Telefónica, France Telecom, UNED, AEAT, Merck, Carrefour o Unidad Editorial, así como diversas instituciones públicas en España, OpenSistemas apuesta actualmente por una estrategia de internacionalización y especialización en tecnologías open source de alto valor añadido.

Así mismo, la compañía trabaja en el desarrollo de nuevos productos y servicios a través de un modelo de innovación en valor y un planteamiento de diversificación basado en distintas marcas y acuerdos estratégicos con empresas e instituciones de I+D, aprovechando las ventajas competitivas que para ello ofrece el software de fuentes abiertas.

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