ERPs de Software Libre

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Jacques Bulchand
Profesor de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria
www.jbulchand.com

Durante bastante tiempo, la discusión acerca del uso del Software Libre (SL) en las organizaciones se centró, sobre todo, en los sistemas operativos y las herramientas de ofimática en el equipo del usuario. En la actualidad, estamos asistiendo a un cambio del foco de atención hacia la consideración del SL en las herramientas de gestión empresarial: ERPs, CRMs, ESBs, etc.

En ocasiones, parece que plantear esta idea a un directivo puede causarle más de un problema. Usar SL como sistema operativo en los servidores o como gestor de páginas web puede ser aceptado sin demasiada resistencia. Pero confiar la gestión de la empresa a un software que tan sólo mantienen “un grupo de frikis en sus ratos libres” (que es como muchos directivos creen que funcionan los desarrollos de SL) puede asustar a más de uno.

Dejando aparte que, en general, las comunidades que se forman y desarrollan, los productos de Software Libre no nacen de “un grupo de frikis” sino que son algo mucho más serio, organizado y profundo, como ponen de manifiesto numerosos estudios recientes que han analizado el fenómeno en detalle. La realidad es que, tal y como veremos en una sección posterior de este mismo artículo, es frecuente encontrar una o varias empresas detrás de cada producto de ERP de SL. Empresas cuyo modelo de negocio estará basado, en mayor o menor medida, alrededor del producto. No es que este hecho de por sí deba dar mayor o menor credibilidad al fenómeno de los ERPs de SL, pero quizás sirva para ayudar a despejar algunas dudas que pudiera haber al respecto.

En cualquier caso, el análisis de si los ERPs de SL son viables o no quedará mucho más claro después de analizar sus ventajas y desventajas.

ERPs

Antes de seguir adelante, definamos brevemente qué entendemos por ERP. Las siglas ERP corresponden a Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales). Los ERP son productos que constan de una serie de sistemas de información para cada una de las áreas de una empresa (producción, ventas, marketing, finanzas, recursos humanos, etc.). Todos estos sistemas de información están integrados y conectados de forma que usan la misma información y pueden servir los requerimientos que puedan tener los directivos. Esta situación contrasta con la implantación de sistemas que había en las empresas hasta hace no demasiado tiempo, en la cual cada departamento contaba con un sistema de información propio, ajustado a sus necesidades, pero con escasas capacidades de comunicación con los sistemas de otros departamentos.

Normalmente, los ERP son productos modulares, es decir, constan de una serie de módulos que se pueden adquirir o no, en función de las necesidades exactas que tengamos en nuestra organización. Suele ser habitual que estos módulos estén personalizados por sector productivo, siendo ligeramente distinto el módulo de finanzas propuesto para una empresa automovilística del módulo de finanzas propuesto para una explotación deportiva. Excepto en el caso en que optemos por un desarrollo a medida interno del ERP (que no suele ser muy frecuente), el ERP será un producto estándar cuya adaptación a cada organización se realizará en un proceso conocido como parametrización.

¿ERPs de Software Libre?

En ocasiones, parece que plantear esta idea a un directivo puede causarle más de un problema. Usar Software Libre como sistema operativo en los servidores o como gestor de páginas web puede ser aceptado sin demasiada resistencia. Pero confiar la gestión de la empresa a un software que tan sólo mantienen “un grupo de frikis en sus ratos libres”, (que es como muchos directivos creen que funcionan los desarrollos de Software Libre) puede asustar a más de uno.

Dejando aparte que, en general, las comunidades que se forman y desarrollan los productos de Software Libre no son “un grupo de frikis” sino algo mucho más serio, organizado y profundo, como ponen de manifiesto numerosos estudios recientes que han analizado el fenómeno en detalle, la realidad es que es frecuente encontrar una o varias empresas detrás de cada producto de ERP de Software Libre. Empresas cuyo modelo de negocio estará basado, en mayor o menor medida, alrededor del producto. No es que este hecho de por sí deba dar mayor o menor credibilidad al fenómeno de los ERPs de Software Libre, pero quizás sirva para ayudar a despejar algunas dudas que pudiera haber al respecto.

En cualquier caso, el análisis de si los ERPs de Software Libre son viables o no quedará mucho más claro después de analizar sus ventajas y desventajas.

Ventajas y desventajas de los ERPs de SL

Las ventajas que obtenemos de usar ERPs de SL son, básicamente, las mismas que obtendríamos por el hecho de usar cualquier producto de SL. Aun así, y específicamente para el caso de los ERPs, las principales ventajas que podemos citar son las siguientes:

  • Precio. Aunque ya es más que sabido que Software Libre no significa software gratuito, la realidad demuestra que, en general, los precios de los productos de SL suelen ser considerablemente inferiores a los de software propietario (SP). Si estamos hablando de ERPs, en los cuales los costes totales de propiedad (TCO) pueden rondan cifras superiores al millón de euros, se entenderá perfectamente que cualquier ahorro es tremendamente significativo. No obstante, en el caso de los proyectos de implantación de ERPs suele ser frecuente que el coste de licencias no sea la partida más relevante de dicho TCO, siendo más costosos procesos como la formación, la instalación, el mantenimiento o la personalización. Lo que sí suele ser cierto es que este tipo de costes, que principalmente están ligados a las horas-hombre necesarias para tener el producto en funcionamiento, suelen ser inferiores para el caso de los productos de SL que para los productos de SP.
  • Posibilidad de probar en detalle antes de comprar. En general, una de las grandes dudas que nos asalta cuando compramos un producto que luego utilizaremos durante mucho tiempo (un vehículo, una televisión, un ordenador o un programa para nuestra empresa) es si ese producto o servicio es justamente lo que necesitamos y si lo que hemos visto a nivel comercial luego se ve confirmado en la realidad. En el caso de los ERPs, dada su imbricación con la empresa, aun más. Los productos de SL, por lo general, pueden ser probados y examinados en mucho más detalle que los productos de software propietario. No obstante, y tal y como veremos más adelante, la realidad es que la complejidad de la instalación y puesta en marcha de los ERPs hace que realmente esta opción no ofrezca tantas ventajas como teóricamente podría dar.
  • Posibilidades de adaptación a las necesidades empresariales. Una de las principales características de los ERPs es que acaban participando en todas las actividades empresariales y, en cierto modo, guiando las mismas. Por tanto, un mal ajuste entre una o más funciones del producto y los procesos de la empresa puede hacer imposible el proceso de puesta en marcha del ERP. Los productos de software libre permiten, en teoría al menos, su modificación para adaptarlos a las necesidades empresariales. La realidad, de nuevo, es que la gran complejidad del producto hace que esta opción sea deseable usarla sólo en casos realmente necesarios.
  • Adecuados para la pyme. En general, los ERPs de SL están principalmente enfocados a la pyme, que es justamente el hueco de mercado que, en ocasiones no es capaz de cubrir el SP, por su excesiva complejidad y coste inicial de instalación y puesta en marcha.
  • Acceso al código fuente. Obviamente, no se puede olvidar una de las principales ventajas inherentes al concepto del software libre: el acceso al código fuente. Aunque ya hemos visto que la modificación es compleja, no se debe despreciar el hecho de que la empresa pueda tener acceso a los fuentes de los programas que gestionan la organización, evitando así situaciones de obligatoriedad de relaciones con un proveedor, riesgo de desaparición del producto del mercado, etc.

Hay algunas desventajas que obtenemos de usar ERPs (Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales) que es necesario considerar. Al igual que las ventajas, todas ellas son relativas y tampoco deben ser entendidas como cuestiones no resolubles, sino más bien como puntos a tener en cuenta a la hora de poner en marcha un proyecto de este tipo.

  • Escasez de empresas y consultores que conozcan los productos. Es frecuente que encontremos que no existen especialistas en productos de Software Libre que puedan colaborar en su adaptación y puesta en marcha en las organizaciones, especialmente los desarrollados fuera de España. En los productos de software propietario, los elevados costes de licencia suelen permitir la existencia y mantenimiento de una red de colaboradores en distintos lugares. De todas formas, la realidad es que si accediéramos a algún ERP fabricado por alguna pequeña empresa, digamos, rusa, es probable que, aunque el ERP fuera propietario, tampoco encontráramos técnicos capaces de instalarlo. Por lo tanto, este defecto no es inherente al producto por ser de Software Libre sino por tratarse, normalmente, de utilidades que en ocasiones no cuentan con una gran estructura comercial y técnica. De todas formas, sobre estos aspectos se concretará al analizar los distintos ERPs de Software Libre, en la próxima entrega.
  • Escasez de referencias. La realidad es que, hasta la fecha, los ERPs de software propietario han sido más populares que los ERPs de Software Libre. Debido a ello, es más sencillo encontrar referencias similares a la de nuestra organización para un producto propietario que para un producto libre. Además, normalmente los vendedores de productos de software propietario suelen hacer un gran esfuerzo comercial por comunicar sus posibles referencias, mientras que en el mundo del Software Libre, quizás por ese menor desarrollo comercial, no se produce tanto esta circunstancia. Esto dificulta que los potenciales usuarios puedan ponerse en contacto con usuarios con experiencias similares para recabar información del proceso de puesta en marcha.
  • Menor nivel de desarrollo. El propio hecho de los costes más elevados de los ERPs de software propietario y de su mayor número actual de instalaciones, hace que el nivel de desarrollo de estos productos sea mayor que el de los de Software Libre. Es de esperar que, al igual que ocurrió previamente con otros tipos de productos, estas diferencias se vayan reduciendo con el tiempo, pero la realidad es que, actualmente, es posible que la implantación de un ERP de software propietario pueda ser más rápida y productiva que una de Software Libre.
  • Dificultad de instalación. Los ERPs son productos complejos cuya instalación, desde el punto de vista técnico, no es sencilla, mucho menos su adaptación y puesta en marcha a nivel organizativo. Debido a ello, algunas de las ventajas del hecho de que se trate de Software Libre se pierden. No es que esta dificultad de instalación sea únicamente de estos productos, ocurre con ambos tipos. Es únicamente que, en cierto sentido, supone perder parte de las ventajas del hecho de usar productos libres.

Algunos ERPs de Software Libre
Cuando se intenta elaborar un catálogo de productos de Software Libre de cualquier tipo es fácil que se quede alguno fuera. A pesar de ello, vamos a tratar de presentar los principales ERPs de Sosftware Libre disponibles en el mercado.

  • Openbravo. Desarrollado por una compañía española, está basado íntegramente en web y orientado especialmente a la Pyme. Es un producto de Software Libre no gratuito, con precios que rondan los 500 euros anuales por usuario. Podríamos decir que es el más comercial y profesional de los ERPs basados en Software Libre disponibles actualmente. Pero, existe cierta controversia sobre hasta qué punto se trata de un producto de Software Libre al uso o si se trata de un producto que inició su andadura ligado a este mundo, pero que cada vez está más alejado del mismo. Ha recibido sucesivas rondas de financiación de más de quince millones de euros.
  • OpenERP (antes TinyERP). Desarrollado en Bélgica, cuenta con una versión en español. Orientado a la Pyme, dispone de gran cantidad de módulos y se está creando y desarrollando un ecosistema de empresas que lo utilizan y que crean y ponen en marcha nuevas funcionalidades. Cuenta con una buena proyección a nivel internacional.
  • Compiere. Una de las referencias más antiguas en el mundo de los ERPs de Software Libre, tanto es así que bastantes de los productos aquí analizados tienen relación, de una forma o de otra, con éste. Cuenta con partners en distintos lugares del mundo, entre ellos varios en España, lo cual indica un buen estado de desarrollo comercial.
  • Adempiere. Además de ser ERP, también incluye módulos de CRM y SCM. Deriva de Compiere y es uno de los más puros de Software Libre que existe, basado en el desarrollo comunitario. Es relativamente fácil de conseguir e instalar, al menos a nivel técnico.
  • openXpertya. Producto español creado bajo el patrocinio del Principado de Asturias. Más que un ERP se trata de un producto que intenta cubrir todas las necesidades de la Pyme (ERP, CRM y comercio electrónico).

Hay otros ERPs de Software Libre como AbanQ o CK-ERP, y seguro que nos habrán quedado otros por ahí. En cualquier caso, cualquier empresa que esté considerando adoptar un ERP libre deberá documentarse adecuadamente, dado que se trata de un sector muy dinámico.

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