El nuevo sistema de gestión de actas municipales, VideoActa, se convierte en pieza clave para la sostenibilidad local

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España escala once posiciones en el ránking very high EDGI (The United Nations eGovernment Development Index, por sus siglas en inglés) del informe que emite Naciones Unidas sobre el nivel de implantación del gobierno electrónico en sus países miembros, situándose entre los doce primeros. Los esfuerzos que está realizando nuestro país en cuanto a inversiones en TIC del sector público son claves para lograr una amplia participación pública en la toma de decisiones, la mejora del acceso a la información y la eliminación de barreras para el servicio.

En este afán por alcanzar un futuro de crecimiento económico y sostenible cobran relevancia las iniciativas de gobierno electrónico llevadas a cabo por las administraciones locales, que han sido las más afectadas por la crisis en los últimos años. El ahorro de costes se convierte así en uno de los principales factores a la hora de implantar una solución de eAdministración, como es el caso de VideoActa, un nuevo concepto de Acta de Pleno Municipal que integra vídeo y documentos electrónicos firmados digitalmente mediante eDNI.

El proyecto VideoActa del Ayuntamiento de Alzira, realizado por la empresa española Ambiser, ha obtenido reconocimiento internacional de la Unión Iberoamericana de Municipalista en el marco de la II Semana del Municipalismo Iberoamericano, en la modalidad de TICS y transparencia, que tendrá lugar entre los días 5 y 10 de octubre en la ciudad argentina de San Juan.

La alcaldesa de Alzira, Elena Bastidas, ha mostrado su satisfacción por este premio, ya que “supone un reconocimiento internacional a la labor constante de modernización que emprendimos en el Ayuntamiento hace unos años”. Para la máxima autoridad municipal resulta “muy gratificante recibir el apoyo de instituciones y ayuntamientos de España e Iberoamérica por nuestra apuesta por la transparencia y por la optimización de la gestión pública”.

Por su parte, Víctor Almonacid, secretario general del consistorio de Alzira, destaca como valores de VideoActa “la transparencia de cara al ciudadano, ya que es un vídeo que se puede transmitir en directo y se puede visualizar y la optimización del coste en el proceso de elaboración del acta, sobre todo en tiempo, y el tiempo se traduce en dinero”.

Ahorro, simplificación administrativa y transparencia institucional

Tradicionalmente, el proceso de elaboración de actas se ha basado en el tratamiento manual de las mismas por parte de los secretarios, a partir de una grabación en soporte audio o vídeo para realizar una transcripción literal. En este sentido, VideoActa permite la simplificación de dicho procedimiento administrativo eliminando conceptos contributivos como el tiempo dedicado a la grabación del pleno, el tiempo dedicado a la elaboración del acta y el tiempo y medios materiales dedicados a la distribución de las actas a los interesados. A su vez, la herramienta reduce el tiempo de corregir las contribuciones o modificaciones de los interesados y se convierte en un documento puramente ejecutivo y de gestión, eliminando cualquier connotación política del mismo.

“En un escenario habitual de producción y distribución de acta de pleno municipal, VideoActa puede optimizar el coste de mano de obra directa de un auxiliar administrativo para la elaboración del documento hasta en un 90 por ciento”, afirma José Manuel Hinojosa, director general de Ambiser.

Entre otros beneficios inherentes a la plataforma caben destacar el uso del libro digital de actas, la facilidad para acceder a contenidos pre-grabados, la máxima difusión de los plenos y la posibilidad de retransmisión en directo y en diferido a las grabaciones de los plenos municipales.

Junto al ahorro de costes, otra necesidad clave que satisface VideoActa es el cumplimiento de los objetivos de transparencia, uno de los nuevos requisitos a los que tienen que atender las diferentes administraciones y organizaciones españolas, fruto de la aprobación de la Ley de Transparencia. Para ello, la herramienta abre al ciudadano la vida institucional del municipio y le facilita el acceso a los debates políticos que se producen en los plenos municipales, permitiéndole ver cómo se toman las decisiones que le afectan y bajo qué criterios actúan las instituciones.

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